Zo werkt een audit

Wat kunt u precies verwachten als u kiest voor een audit door Perspekt? Allereerst zijn er verschillende typen audits. Voor elke audit geldt op hoofdlijnen dezelfde aanpak. Welke stappen wij zetten, welke tijdsinvestering dat van u vraagt en hoe wij uw organisatie uiteindelijk beoordelen, leest u hieronder.

Typen audits voor onze keurmerken

Initiële audit

Een initiële audit is een audit op alle prestaties die wij uitvoeren aan het begin van de driejarige cyclus (een keurmerk is drie jaar geldig). Deze audit leidt ofwel tot een positief registratieadvies en -besluit: u ontvangt het PREZO gouden of zilveren keurmerk, ofwel tot een negatief advies en besluit. U kunt dan kiezen voor een heraudit.

Heraudit

Dit is een audit van een selecte set prestaties waarop uw organisatie tijdens de initiële audit niet voldoende scoorde. Een heraudit moet binnen een jaar na de initiële audit plaatsvinden en kan dan leiden tot een positief of negatief registratieadvies en -besluit en wel of geen PREZO gouden of zilveren keurmerk.

Pre-audit

Wanneer organisaties een nulmeting willen laten uitvoeren, raden wij een pre-audit aan. Hierbij toetsen wij uw organisatie op alle prestaties van het betreffende keurmerk. Wanneer deze audit met goed resultaat wordt afgerond, leidt dit tot een positief registratieadvies en -besluit: u ontvangt het PREZO gouden of zilveren keurmerk. Wanneer meerdere prestaties niet worden behaald, leidt dit tot een negatief advies en besluit. U kunt dan kiezen voor een afrondende audit.

Afrondende audit

Als bij de pre-audit blijkt dat uw organisatie nog niet aan alle prestaties voldoet, kunt u een afrondende audit laten uitvoeren. Deze audit moet binnen een jaar na de pre-audit plaatsvinden. We toetsen de niet-behaalde prestaties van de pre-audit. De afrondende audit leidt tot een positief of negatief registratieadvies en -besluit.

Tussentijdse / eindaudit

Binnen de geldigheidsperiode van een keurmerk toetsen we regelmatig of uw organisatie nog steeds voldoet aan de gestelde eisen voor continuering van het keurmerk. We beoordelen dit op basis van een selecte set aan prestaties. De eerste keer dat we dat bij u komen doen, noemen we de tussentijdse audit. De tweede en tevens laatste keer noemen we de eindaudit.

Doorgaans vindt de tussentijdse audit na 1 jaar plaats en de eindaudit na 2 jaar. Uitzondering hierop vormen PREZO Informele Zorg en PREZO Hospicezorg. Zij kennen alleen een eindaudit na 1,5 jaar. Bij het goed doorlopen van de tussentijdse en eindaudit leidt dit tot een positief registratieadvies en -besluit voor continuering van het keurmerk. Blijkt u niet aan de gestelde eisen te voldoen, dan leidt dat tot een aanvullende audit. Deze vindt in beginsel binnen drie maanden plaats. In een aantal branches vinden de tussentijdse en de eindaudit onverwachts plaats. We communiceren dan alleen het weeknummer.

Aanvullende audit

Deze audit voeren wij alleen uit in bijzondere situaties, als u bij de tussentijdse audit of eindaudit niet aan de gestelde eisen voldoet, wanneer er ingrijpende wijzigingen hebben plaatsgevonden in uw organisatiestructuur of als u onder verscherpt toezicht komt te staan. We toetsen dan opnieuw een selecte set van prestaties. Deze audit leidt tot een registratieadvies en -besluit voor ofwel behoud, ofwel schorsing, ofwel intrekking van uw keurmerk.

Typen audits voor onze certificaten

Audit certificaat groeimodel

Organisaties binnen de Verpleging, Verzorging & Thuiszorg, Gehandicaptenzorg en Hospicezorg bieden wij extra flexibiliteit in het behalen van een PREZO keurmerk. U kunt er namelijk voor kiezen om het PREZO werk- en denkmodel stapsgewijs in te voeren. Uw organisatie gaat dan in drie stappen over op resultaatgerichte toetsing van de domeinen, pijlers en voorwaarden. Presteert u op elke stap goed, dan kunt u het PREZO gouden keurmerk voor uw branche behalen.

Audit certificaat maatmodel

Organisaties in de Verpleging, Verzorging & Thuiszorg en Gehandicaptenzorg bieden wij extra flexibiliteit in de vorm van het maatmodel voor certificering. U kunt ervoor kiezen om uw organisatie te laten toetsen op specifieke gebieden en op deze gebieden een PREZO certificaat te behalen.

Audit PREZO Roze Zorg

Met het Roze Loper certificaat kunt u als woonzorgcentra, (thuis)zorginstelling en welzijnsorganisatie laten zien dat u werkt aan een open en tolerante cultuur, bejegening, beleid en ondersteuning voor roze ouderen. In opdracht van Stichting Roze 50+ hebben wij PREZO Roze Zorg ontwikkeld. Een prestatieset speciaal voor audits binnen uw sector. Onze audit kan leiden tot een Roze Loper certificaat.

Stappenplan audit

Stap 1 - U oriënteert zich

Oriënteert u zich op een audittraject en een PREZO keurmerk of certificaat? Wij komen met plezier en kosteloos bij u langs voor een presentatie of persoonlijke toelichting. U kunt ook contact opnemen zodat wij u relevante informatie kunnen toesturen.

Stap 2 - U meldt zich aan

U kunt online of telefonisch contact opnemen voor het aanvragen van een offerte.

Stap 3 - U ontvangt een offerte

Op basis van uw gegevens stellen wij een offerte op. Bij akkoord op deze offerte ontvangt u een auditovereenkomst.

Stap 4 - U ontvangt een auditovereenkomst

Tegelijk met de auditovereenkomst ontvangt u een overzichtelijke auditplanning waarin staat wie wat in welke periode doet. De auditdag(en) zelf stellen we in goed overleg vast. Zodra wij een getekende overeenkomst ontvangen, treffen wij de verdere voorbereidingen voor de audit.

Stap 5 - Voorbereiding audit

We stellen een auditteam samen en leggen u dit ter goedkeuring voor. Twee maanden voor de audit(s) ontvangt u van ons een brief met uitleg over de voorbereidingen die u zelf moet treffen. Vijf weken voor de audit(s) vragen wij u een set van digitale informatie toe te sturen. Denk hierbij aan uw jaarplan, organogram, maatschappelijke verantwoording en de registratie en opvolging van cliëntervaringsonderzoek. Op basis hiervan kan het auditteam zich goed voorbereiden.

Stap 6 - Vooroverleg

Twee weken voor de auditdag(en) heeft de contactpersoon van uw organisatie een vooroverleg met de secretaris/auditor van het auditteam. Samen neemt u aan de hand van een agenda de auditvoorbereiding en eventuele bijzonderheden door.

Stap 7 - Auditdag(en)

Ons auditteam komt langs bij de afgesproken organisatieonderdelen: het team loopt in de praktijk mee, bekijkt registraties en instrumenten en spreekt met cliënten, medewerkers en management om de praktijk, instrumenten en verbetercyclus te kunnen beoordelen. Aan het eind van de auditdag(en) hoort u van het auditteam welk registratieadvies zij aan Perspekt zal uitbrengen.

Stap 8 - Auditrapport

In de auditplanning staat aangegeven wanneer u het concept auditrapport kunt verwachten. Door u opgemerkte feitelijke onjuistheden zal de secretaris van het auditteam hierin nog aanpassen. Daarna ontvangt u het definitieve auditrapport, samen met een evaluatieformulier. Hierop kunt u aangeven of de audit naar wens en conform de afspraken is verlopen.

Stap 9 - Registratiebesluit

Op basis van het registratieadvies van het auditteam en het evaluatieformulier neemt de directeur/bestuurder van Perspekt een registratiebesluit. U ontvangt een brief met dit besluit. Bij een positief registratiebesluit geldt de dag waarop dit is genomen als ingangsdatum voor de geldigheidsduur van het PREZO keurmerk of certificaat.

Stap 10 - Opname in het keurmerkregister

Bij het behalen van het keurmerk wordt uw organisatie(onderdeel) opgenomen in het openbare keurmerkregister van Perspekt. Via deze site is dit register voor iedereen toegankelijk. Bij het behalen van een certificaat wordt uw organisatie(onderdeel) opgenomen in het interne register van Perspekt.

Stap 11 - Ontvangst en promotie keurmerk

U ontvangt van ons digitaal het PREZO keurmerk of certificaat dat uw organisatie heeft behaald. In het geval van een keurmerk ontvangt u bovendien een PREZO plaquette per post. Deze hangt u op zodat u kunt tonen dat u PREZO keurmerkhouder bent. U kunt de plaquette eventueel feestelijk onthullen. Ter promotie van het behalen van uw keurmerk of certificaat kunt u een bericht op uw website plaatsen en een persbericht sturen naar de lokale media.

Stap 12 - Tot slot

Alle PREZO keurmerken zijn drie jaar geldig. PREZO certificaten zijn twee jaar geldig. Na het registratiebesluit wordt het weeknummer gepland voor de (onverwachtse) tussentijdse audit of eindaudit. Een halfjaar voordat de geldigheidsduur van uw keurmerk of certificaat verloopt, nemen we contact op om te bespreken of u opnieuw voor het PREZO keurmerk of certificaat wilt opgaan. Wilt u uw dat we uw kwaliteit opnieuw beoordelen, dan starten we na drie jaar weer met een initiële audit.

Tijdens het gehele auditproces zal een van onze auditcoördinatoren u begeleiden.

Tijdsinvestering

Een PREZO audit draait altijd om het verbeteren en borgen van de prestaties voor cliënten in de praktijk. We zoomen daarom heel gericht in op uw dagelijkse praktijk en gaan voor zo min mogelijk extra administratieve last. Uw tijdsinvestering is afhankelijk van hoe ver uw organisatie al is in het aantonen van kwaliteit. De volgende instrumenten kunnen u helpen bij het stellen van een goede zelfdiagnose:

  • cliëntervaringsonderzoeken
  • klachtenregistratie en -opvolging
  • incidentenregistratie en -opvolging interne audits

Zo beoordelen en wegen wij

In een PREZO audit staan de geleverde prestaties van uw medewerkers en organisatie voor uw cliënten centraal. Hoe kijken wij naar deze prestaties en hoe beoordelen wij de organisatie? Een blik op ons beoordelings- en wegingskader.

Beoordelingskader

Elke prestatie die geldt voor uw branche toetsen wij op vier elementen:

  • Cliëntervaringen: volgt u resultaten uit het cliëntervaringsonderzoek goed op?
  • Praktijk: wat zien wij terug op de werkvloer en in praktijksituaties?
  • Instrumenten: leveren instrumenten en registraties daadwerkelijk een bijdrage aan de kwaliteit van leven van cliënten?
  • Verbetercyclus: leveren metingen en informatie u inzicht op over wat er goed en minder goed gaat? Welke acties worden er ondernomen en wat is het resultaat voor cliënten?

Wegingskader

Tijdens de audit scoren we per prestatie alle vier de elementen die u bij het beoordelingskader beschreven ziet. Passend bij de PREZO manier van denken en werken, kennen we de meeste punten toe aan de eerste twee elementen: de uitkomsten voor uw cliënten en wat wij horen en zien in de praktijk.

Contact

Wij zijn bereikbaar op: 030 - 273 94 58 en Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Bezoekadres

Oudlaan 4
3515 GA Utrecht

Postadres

Postbus 9696
3506 GR Utrecht

Volg ons op