Hoe verloopt een audit op anderhalve meter? Marente beet het spits af.

Zorgorganisatie Marente had al voor de coronacrisis op drie locaties audits voor PREZO Verzorging, Verpleging & Thuiszorg (VV&T) gepland. In goed overleg besloot de Zuid-Hollandse organisatie de eindaudits in juni doorgang te laten vinden. Te meer omdat er tot op heden geen COVID19-besmettingen op de locaties waren. Hoe hebben Marente en auditor Fer de Bruin de audits op anderhalve meter ervaren?

“Tijdens de voorbereiding op de audits moesten we samen met Perspekt enkele keuzes maken,” geeft kwaliteitsadviseur Wilma Spijkers van Marente aan. “Zo bleek het vanwege de vele voorbereidingen die de locaties moesten treffen niet haalbaar de audits onverwacht te laten plaatsvinden. Omdat de auditor niet van de ene naar de andere locatie mocht lopen, vonden de audits op drie aaneengesloten dagen plaats in plaats van in anderhalve dag. We hadden een korte lijn met Perspekt. Dat was prettig. Vooral ook om op de actualiteit van de coronacrisis te kunnen blijven inspelen. Bij een eventuele uitbraak zou de audit uiteraard niet doorgaan.”

Voorbereidingen

De voorbereidingen op de locaties waren voor de medewerkers bijna hetzelfde als voor een audit in ‘normale tijden’ doordat ze dagelijks werken met het kwaliteitssysteem van Marente. Ze zijn het gewend dat er in een audit meegekeken wordt naar de kwaliteit in het dagelijkse werk. “De houding van management en medewerkers was: ‘Kom maar kijken, dan leren we misschien toch weer wat mogelijk anders of beter zou kunnen’,” aldus Spijkers. Tijdens de voorbereidingen zijn de richtlijnen van het Marente-crisisteam, gebaseerd op de RIVM-richtlijnen, toegepast in het programma. Het bezoek van de auditor werd daarbij beschouwd als het bezoek van een ‘geregistreerde’ gast, zoals ook bijvoorbeeld een externe deskundige of een genodigde mantelzorger volgens richtlijnen werd toegelaten.

Auditor Fer de Bruin vond het ondanks de maatregelen vooraf spannend om voor het eerst weer op auditpad te gaan. Ter plaatse voelde hij zich op zijn gemak. Iedere locatie had een passende ruimte en begeleider geregeld en eigen oplossingen om het gesprek met medewerkers en cliënten te faciliteren. Van een gesprek op anderhalve meter tot de mogelijkheid tot beeldbellen en het veilig inzien van elektronische cliëntendossiers. De Bruin: “Ik heb nagenoeg alles gedaan wat ik anders ook doe. Zo heb ik een rondgang gemaakt en bewoners en mantelzorgers kunnen observeren en spreken. De enige restrictie was de PG-afdeling, omdat de anderhalvemeter-regel daar slecht te handhaven is.”

Ervaringen

De audit werd op alle drie de locaties als positief en plezierig ervaren. Spijkers: “Onder het motto ’veiligheid vóór alles’, voor zowel bewoners, medewerkers alsook voor de auditor zijn heel duidelijk de verwachtingen besproken voorafgaand aan de audit, zodat ieder wist waar hij of zij aan toe was. Dat heeft er toe bijgedragen dat eenieder er ontspannen en open in kon stappen, en er steeds kon worden afgestemd of het naar ieders wens ging, of dat er aanpassingen tussentijds gedaan moesten worden.”

De Bruin ruimde tijdens de audits nadrukkelijker tijd in om ervaringen te horen. “Ik begon iedere audit met een kringgesprek waarbij de aanwezigen hun beleving konden ventileren. Mensen hebben in deze bijzondere tijd veel te vertellen. We spraken over de zorg maar ook over het eigen welbevinden. Het leverde een veelheid aan verhalen op waar ik al veel kwaliteitsinformatie uit haalde. De georganiseerde en spontane gesprekken met bewoners verrijkten het beeld over de kwaliteit van zorg van de organisatie.”

Lof

De auditor oogstte bij Marente niets dan lof. Spijkers: “Medewerkers gaven aan dat het juist goed was dat iemand in deze coronatijd heeft willen meekijken naar hun dagelijkse praktijk. Zij hebben zich bevestigd gevoeld in hun zorg en angsten, in het zoeken naar een andere manier van omgaan met bewoners en de balans tussen werk en privé.”

Voor de organisatie was de audit waardevol, vertelt Spijkers. “Wij zijn erin bevestigd dat systematisch organisatiebreed werken aan kwaliteit loont! De systematiek die gehanteerd wordt heeft blijkbaar het effect dat kwaliteit geen ‘apart issue’ is, maar in de dagelijkse praktijk leeft. Wij zijn vooral trots op dat de persoonsgerichtheid van onze zorg op orde is. De medewerkers kennen de wensen en gewoontes van bewoners. Ze weten dat prima te vertalen in persoonlijke zorg en aandacht voor het welbevinden van bewoners. Zeker in deze moeilijke tijd getuigt dat van kwaliteit van zorg.”

Aanrader

Over het antwoord op de vraag of een audit in coronatijd aan te raden is, hoeft Spijkers niet lang na te denken: “Zeker! Het is heel goed voor het zelfvertrouwen in de organisatie. Het vraagt wel om goede voorbereiding en vooral afstemmen van verwachtingen. Maar het heeft voor medewerkers het effect dat zij gezien, gehoord en erkend worden als vakbekwame professionals. Dat is voor hen een opsteker!”