Onaangekondigde audit WZH Transvaal als positief ervaren

De eerste onaangekondigde tussentijdse audit bij Woonzorg Haaglanden door Perspekt werd op woensdag 22 februari op de locatie WZH Transvaal uitgevoerd. Auditor Eelke Wiersma en kwaliteitsfunctionaris van de locatie Eefje Wessel kijken met een positief gevoel terug.

WZH Transvaal is in bezit van het PREZO VV&T zilveren keurmerk en wilde graag meewerken aan de nieuwe, onaangekondigde audits van Perspekt. Eefje Wessel, kwaliteitsfunctionaris van WZH Transvaal vertelt over hoe het in zijn werk ging: ’’Net als bij een reguliere audit hebben wij vooraf informatie naar de auditor gezonden. Bij de initiële audit wisten wij precies wanneer de audit plaatshad. Bij deze tussentijdse was enkel het weeknummer bekend, niet de exacte dag.’’

De reden hiervoor is dat de auditor hierdoor de mogelijkheid heeft om binnen te stappen in een organisatie en dan echt de dagelijkse gang van zaken kan ervaren, legt ze uit. ’’Er is dus geen mogelijkheid om vooraf de beschikbaarheid van de medewerkers te regelen om de auditor rond te leiden en te woord te staan. De medewerkers kunnen op deze manier ook niet vooraf zenuwachtig worden. Hierdoor krijgt de auditor absoluut een reëel beeld te zien van de organisatie.’’

Openhartig vertellen over dagelijks werk

Eefje Wessel heeft gezorgd dat er een senior woonzorgbegeleidster beschikbaar was om de auditor van Perspekt te begeleiden. Ook konden de personeelsleden rustig worden bevraagd. Auditor Eelke Wiersma vertelt: ’’Ik vertelde hoe de audit in zijn werk zou gaan en vroeg documenten op die ik later die dag wilde inzien.’’

Tijdens de rondgang om de praktijk te beoordelen - door onder meer de huiskamers, ontmoetings- en medicatieruimten - viel het auditor Eelke Wiersma op dat zowel personeelsleden, cliënten, vrijwilligers als bezoekers openhartig over hun dagelijkse werk en bezigheden vertelden. ’’Zodoende kon ik mij een goed beeld van de praktijk vormen. Samen met de woonzorgbegeleider kon ik instrumenten inzien en werden deze bij andere personeelsleden opgevraagd en kon ik ze bekijken.’ 

Aspecten van ‘verbeteren en borgen’ en aandachtspunten van de initiële audit werden in een gesprek met de locatiemanager en kwaliteitsfunctionaris belicht.

De tussentijdse onverwachtse audit werd goed ervaren en is bekroond met een positief advies om het PREZO VV&T zilveren keurmerk te continueren. Begin mei zal WZH Transvaal hier uitsluitsel over krijgen.
Eefje Wessel hoorde bij de terugkoppeling van de audit van de auditees dat de spanning, die normaal gesproken aanwezig is tijdens dit soort momenten, veel lager was dan voorheen. ’’Medewerkers waren minder gespannen over de vragen. Daarnaast hebben we het afgelopen jaar met z’n allen hard gewerkt en zagen we de audit met veel vertrouwen tegemoet’’.